الوقت هو الحياة
مقدمة
الوقت هو الحياة وهو أغلى وأندر الموارد البشرية والتنظيمية. لقد اهتمت الإدارة به منذ نشأتها كعلم حتى الآن، حيث تؤمن بأن الاستخدام الفعال والمناسب للوقت يفسر الفرق بين الإنجاز والفشل. الوقت هو رأس المال الذي لا يمكن تجديده أو استبداله، لذا لا توجد طريقة لوقف دورات الزمن أو استعادته. يشكل الوقت العنصر الأساسي والأساسي في حياة الأفراد والجماعات والمجتمعات، فهو من أهم العناصر التي يجب الاهتمام بها، نظراً لاستحقاقها والحفاظ عليها. وبإدارة الوقت يتم تحقيق الأهداف وتحقيق الاستخدام الأمثل للموارد المالية والبشرية.
الفرق بين الإنسان الناجح والفاشل ليس اختلاف عقول، بل اختلاف إدارة الوقت
كل واحد منا لديه (24) ساعة في يومه دون استثناء، وكل شخص على هذا الكوكب لديه هذا العدد من الساعات، ولكن هناك الكثير من الأشخاص الذين يقولون: “ليس هناك وقت كافي”، ودائماً ما يكون لديهم خاصية لانشغالهم، ويعانون من تراكم العمل والأعباء. فهل (24) ساعة يومياً لا تكفيهم للتخلص من أعباءهم وإنجاز مهامهم؟ – في الواقع – 24 ساعة كافية لكل شيء، للنوم والعمل والترفيه. هذا الوقت يملكه أغنى الناس وأكبر الموظفين حول العالم، ويمتلكه أيضاً أفقر الناس، والفرق يكمن في طريقة إدارة الوقت، فنحن جميعاً بحاجة إلى إدارة وقتنا بطريقة منهجية ومهنية، التركيز على حياتنا المهنية والعملية، ولدينا خطط واضحة لبدء حياة تنظيمية متميزة حتى نستثمر الوقت بالشكل الأمثل دون الندم على إضاعته، لذلك يجب علينا جميعاً أن نكون أشخاصاً ماهرين في إدارة وقتنا.
الوقت كنز. إذا ضيعتها، ضاعت حياتك. فالأشخاص الذين يستثمرون وقتهم بشكل صحيح يتمتعون بالثقة بالنفس، ولديهم القدرة على التطور السريع واكتساب العديد من المهارات، ويتمتعون بإنتاجية عالية، بسرعة وكفاءة. الوقت مثل المال، يمكن إهداره أو استثماره، لكنه أثقل من المال لأن الوقت لا يمكن حفظه أو تخزينه.
مفهوم الوقت
من المعروف أن الوقت مورد مهم للغاية. إنها أثمن مورد نمتلكه، وهي أغلى ما يملكه الإنسان، لأنها الحاوية لكل عمل وكل إنتاج، ورأس المال الحقيقي للإنسان، فردا أو مجتمعا راشدا. أي نشاط إنساني أو إنتاجي يتم خلال فترة زمنية محددة وفق برنامج معتمد. من قبل الفرد أو المنظمة.
مفهوم الإدارة الحديثة
إدارة الوقت هي عملية التنظيم والتخطيط لاستثمار الوقت وتقسيمه بين الأنشطة المختلفة، لتقليل هدره وتحقيق أقصى استفادة منه. أما إدارة الوقت في المجال الإداري فتعرف بأنها: “عملية مستمرة في العمل الإداري والفني تشمل التخطيط والتنفيذ والتقييم المستمر للأنشطة التي يقوم بها المدير خلال فترة العمل الرسمي”. ويهدف إلى تحقيق فعالية عالية في استثمار الوقت المتاح لتحقيق الأهداف المرجوة. كما تعتمد إدارة الوقت على الصفات القيادية والقدرات المعرفية والأدائية التي يمتلكها مدير المنظمة والتي تؤهله لترشيد الوقت واستغلاله بالشكل الصحيح الذي يخدم المنظمة. وذلك لأن الفعالية الإدارية ليست قدرة فطرية، بل هي قدرة يمكن اكتسابها وتطويرها وهي من أهم القدرات التي يمكن أن يتعلمها القائد الإداري. قم بإدارة وقتك بشكل صحيح، وسوف ينتهي بك الأمر إلى العمل بشكل أكثر ذكاءً.
أنواع الوقت
- وقت الإبداع: هذا هو وقت تنظيم العمل والتخطيط المستقبلي وحل المشكلات الإدارية بطريقة علمية للوصول إلى قرارات سليمة وفعالة.
- الوقت التحضيري: يمثل الفترة الزمنية التحضيرية التي تسبق العمل الفعلي، ويتم خلالها إعداد بيئة العمل وجمع المعلومات والحقائق بحيث يتم إنجاز المهام المطلوبة بأقل وقت وجهد.
- الوقت الإنتاجي: يمثل الفترة الزمنية التي يستغرقها تنفيذ الأعمال والمهام والأنشطة التي تم التخطيط لها في الوقت الإبداعي، والاستعداد لها في الوقت الإعدادي.
- الوقت العام: يتم من خلاله تنفيذ الأنشطة الفرعية التي تؤثر على مستقبل مؤسسات رياض الأطفال وعلاقاتها مع العديد من المؤسسات التعليمية الأخرى.
أهم الأفكار في إدارة الوقت:
- تحديد الأولوية والأهمية: فكر دائماً أن هذا الوقت لن يعود أبداً وفكر جيداً أن كل أمر مهم ومفيد تقوم به يساعد في إنجاز جزء من مهامك ويعطيك شعوراً بالإنجاز ويكمل أيضاً المهام المعلقة.
- تجنب المماطلة: إذا كنت تقوم بتراكم المهام على نفسك، فأنت بالتأكيد لا تدير وقتك بفعالية. والمماطلة في التنفيذ. الجزء الأكثر أهمية في تحسين إدارة الوقت هو الإنجاز والإنتاجية. عندما تتراكم مهامك وأعمالك، انخرط فوراً في نشاط إدارة الأولويات وعملية التنظيم والترتيب، وفكر جيداً، لتكون لديك ثقافة عدم المماطلة، وتكون شخصية واثقة، وتتمتع بسمعة طيبة في إدارة الوقت. . كثير من الناس لديهم شركاتهم تفشل. مؤسساتها بسبب التأخير، وفرص كثيرة تضيع من أيدي أصحابها بسبب التأجيل والتأخير.
- عدم تخصيص وقت واحد لأكثر من مهمة: وهنا أريد توضيح المفهوم الخاطئ لتعدد المهام وتنفيذ أكثر من مهمة في نفس الوقت. وهو أمر إيجابي ويعمل على إنجاز العمل بسرعة، أما العكس فيعمل على قتل بعض الوقت والأخطاء الكثيرة أثناء العمل، ولن يكون هناك إنجاز كامل ووقت كافي. لكل مهمة قمنا بها بجانب مهمة أخرى. رتب مهامك حسب قوة نشاطك وطاقتك، المهام الأكثر تركيزا، ثم الأقل فالأقل. لكل منا وقت يكون فيه في قمة نشاطه وتكون طاقته في أعلى مستوياتها إلى الحد الذي يسمح لنا بإتمام المهام بالشكل المطلوب وفي أقصر وقت ممكن.
- ابدأ بتقييم أسلوبك وأسلوبك الحالي، وانظر إلى أي مدى تنظم وقتك بشكل جيد بحيث تجيب بوضوح على الأسئلة التالية: هل تفعل الأشياء المهمة بشكل جيد؟ هل أستطيع أن أوازن وقتي بين الأنشطة المختلفة؟ عندما أخصص وقتًا لفعل شيء ما، هل يمكنني التركيز عليه وإنهائه؟ استمر في النظام والترتيب، وعندما تفشل في النظام والترتيب وتحديد الأولوية، ارجع مرة أخرى لبناء جدول المهام وابدأ بالتنظيم على الفور. فلا تيأس أو تتهور في الأمر.
- تجنب الفوضى والتشتت: فهما من أكبر عوامل التشتيت التي تضيع الوقت ولا تساعدنا على إدارته بالشكل المطلوب لتحقيق أكبر قدر من الإنتاجية. التركيز جزء مهم من إدارة وقتنا.
- ما المهام التي يجب أن أقوم بها خلال الـ 24 أو 48 ساعة القادمة؟
- أي من هذه المهام هي الأكثر ضرورة للتنفيذ؟
- ما هي المهام غير الضرورية؟
- ما مدى حسن إدارة وقتك؟
نظريات إدارة الوقت:
عناصر إدارة الوقت:
- عادات تساعد في إدارة الوقت.
- انهض باكرا.
- النوم الكافي ليلاً.
- ممارسة الرياضة.
- أداء الصلاة في وقتها.
- كتابة قائمة بالمهام اليومية/الأسبوعية/الشهرية.
- استكمال وتسليم العمل .
فوائد إدارة الوقت:
- قانون باركنسون: ينسب هذا القانون إلى المؤرخ البريطاني سيريل باركنسون، وينص على أن مقدار الوقت الذي يمنحه الإنسان لنفسه لإنجاز مهمة ما هو مقدار الوقت الذي سيستغرقه لإنجاز هذه المهمة، ويمكن تطبيقه كما يلي: من أكثر الطرق المفيدة لإدارة الوقت وزيادة الإنتاجية.
- تقنية GTD (إنجاز الأمور): تساعد هذه الطريقة الأفراد الذين لديهم مشاكل في التركيز على شيء واحد عند القيام بمهمة محددة على إنجاز الأمور، وذلك من خلال تسجيل المهام على الورق، ثم تقسيمها إلى عناصر صغيرة قابلة للتنفيذ، وتحديد الأولويات، ومتابعة التنفيذ. المهام بطريقة سليمة. تكرار وحذف ما تم القيام به.
- نظرية جرة المخلل: تمثل الجرة يومنا المعتاد مع وقته المحدود، وأنشطتنا ومهامنا اليومية التي نقوم بها تتمثل في المواد التي نضعها في الجرة مثل الرمل والحصى والصخور. إذا امتلأت الجرة بأشياء صغيرة مثل الرمل فلن يكون هناك مجال لوضع الأشياء الكبيرة مثل الحجارة والحصى، وهذا هو الحال تمامًا. ويؤثر على حياة الأفراد خلال اليوم، إذ يجب على المرء التخطيط وتحديد الأولويات والبدء بالمهام الأساسية، وترك الوقت المتبقي للمهام الصغيرة وغير المهمة، وليس العكس.
- أسلوب التخطيط السريع (RPM): يستخدم أسلوب التخطيط السريع لتدريب العقل على التركيز على ما يريد الشخص تحقيقه، وذلك من خلال تدوين المهام وفرزها حسب القواسم المشتركة، ومن ثم إنشاء مجموعات التخطيط السريع على ورقة جديدة بواسطة كتابة المهام والنتيجة المرجوة وطرق إنجاز المهمة.
- تقنية أكل الضفدع: تأتي هذه التقنية من القول المأثور: “إذا كان أول شيء تفعله كل صباح هو أكل ضفدع حي، فيمكنك قضاء بقية يومك براحة مع العلم أن هذا ربما يكون أسوأ شيء يمكن أن يحدث”. يحدث لك طوال اليوم!” الفكرة الرئيسية وراء هذه التقنية هي أنه إذا تم إكمال المهام الأكثر أهمية أول شيء في الصباح، فإن إكمال بقية المهام خلال اليوم سيصبح أسهل وأسرع. كما أنه يساعد الأفراد على إنهاء المماطلة والتأجيل في إنجاز المهام ويصبحوا أكثر فعالية وإنتاجية.
- مبدأ باريتو (قاعدة 80/20): تعني هذه القاعدة أن 80% من النتائج تأتي من 20% من الأسباب، أي أن معظم النتائج المحققة تأتي من أقل الأسباب. تساعد هذه التقنية الأفراد على تحديد أولويات المهام الأكثر فعالية في حل المشكلات، وكذلك المفكرين التحليليين. من خلال إعداد قائمة بالمشكلات الحالية، ثم تحديد أسبابها الجذرية وتحليلها، وبالتالي الوصول إلى الحلول المناسبة في أقصر وقت ممكن وبأكثر الطرق فعالية.
